Tiedottaminen

Hyvä tiedottaminen tukee hankkeen tavoitteiden saavuttamista. Julkista rahoitusta saava hanke on myös velvollinen tiedottamaan toiminnastaan. Onnistunut viestintä sujuvoittaa hanketyötä, tuo uusia yhteistyötahoja ja estää mahdollisia väärinkäsityksiä. Ulkoisessa tiedottamisessa kuten esitteissä, ilmoituksissa ja tapahtumissa tulee mainita rahoittajataho, ja logojen käyttö on kulujen tukikelpoisuuden kannalta välttämätöntä.

Hankesuunnitelman osana olevan tiedotussuunnitelman avulla hankkeen viestinnän kokonaisuus hahmottuu ja tiedottamisen toteutus selkeytyy. Tiedotussuunnitelmaa laadittaessa kannattaa huomioida seuraavat seikat:

  • Kohderyhmä – esim. yhdistyksen hallituksen jäsenet ja hankkeen toimijat eli sisäinen tiedottaminen; hankkeesta hyötyvät tahot, rahoittajat, kunta, asiakkaat, tiedotusvälineet eli ulkoinen tiedottaminen
  • Viesti / sanoma – esim. mitä asiaa kullekin kohderyhmälle halutaan korostaa.
  • Mitä? missä? milloin? miksi? miten? kuka? millä seurauksella?
  • Keinot ja kanavat – esim. ilmoitukset, esitteet, tiedotteet, lehdistötilaisuudet, internet, kyltit, infotaulut, kokoukset, soittorengas, sähköinen tiedottaminen Muista logot!!
  • Aikataulu ja ajoitus – hankkeen kannalta paras tiedottamisen vaihe ja aika
  • Toteutusvastuu – nimetään vastuuhenkilö tai –taho jokaiselle toimenpiteelle. Mitä tehdään itse ja mitä teetetään ostopalveluna
  • Budjetti – tiedottamisesta koituvat kustannukset kannattaa sisällyttää hankkeen kuluihin
  • Seuranta – onnistuiko tiedottaminen? Kaikki hankkeen aikana tuotettu materiaali, lehtileikkeet, monisteet, esitteet, ilmoitukset, tiedotteet, valokuvat kannattaa kerätä talteen